Nos centramos en el concepto de responsabilidad subsidiaria, es decir, qué exige el Tribunal Supremo sobre el fallido del deudor principal y de los responsables solidarios, y por dónde se ataca el expediente
Imaginemos un escenario, por desgracia, nada infrecuente. Una sociedad limitada familiar donde en el Registro Mercantil figura como administrador un hombre joven al que un pariente pidió «el favor de firmar«.
Quien decide, contrata, habla con la gestoría y da las órdenes es otra persona. La sociedad deja de pagar el IVA y las retenciones, llegan las liquidaciones, llegan las sanciones, y un día Hacienda comprueba que en las cuentas no queda nada.
Meses después, el joven administrador recibe un acuerdo de inicio: la Agencia Tributaria se propone declararle responsable subsidiario de las deudas y de las sanciones de la sociedad. Entre los antecedentes, una línea casi de trámite: que la sociedad «ha sido declarada fallida» y que «no se ha puesto de manifiesto la existencia de responsables solidarios«.
Casi nadie se detiene en esa línea. Las alegaciones suelen irse directas a discutir la culpa, la diligencia, si uno era o no administrador «de verdad«». Y sin embargo esa línea es el cimiento de todo el expediente.
¿Y si el cimiento está mal puesto?
De eso trata el siguiente artículo elaborado por Xavier Sangenís Lafuente, socio fundador de Sala Legal Boutique y especialista en derecho administrativo y de Hacienda. Se aborda la declaración de fallido como presupuesto de la responsabilidad subsidiaria y de las vías que la jurisprudencia del Tribunal Supremo deja abiertas para atacar un expediente por ese flanco. Con las sentencias en la mano y con sus palabras, no con las mías.
Subsidiario quiere decir «después«
La Ley General Tributaria distingue dos clases de responsables. El solidario responde junto al deudor principal. El subsidiario, solo después, cuando el deudor principal, y quienes respondan solidariamente con él, han resultado insolventes.
Lo dicen tres preceptos que conviene tener delante, y que el Tribunal Supremo transcribe en su Sentencia de 5 de noviembre de 2025 (Sección 2ª, rec. 5704/2023). El artículo 41.5 de la Ley, en su párrafo segundo:
«La derivación de la acción administrativa a los responsables subsidiarios requerirá la previa declaración de fallido del deudor principal y de los responsables solidarios».
El artículo 176:
«Una vez declarados fallidos el deudor principal y, en su caso, los responsables solidarios, la Administración tributaria dictará acto de declaración de responsabilidad, que se notificará al responsable subsidiario».
Y el artículo 61.2 del Reglamento General de Recaudación:
«Una vez declarados fallidos los deudores principales y los responsables solidarios, la acción de cobro se dirigirá frente al responsable subsidiario».
Hay, por tanto, un orden. Primero la sociedad. Después (agotada la vía voluntaria de pago para ésta), si los hay, los solidarios. Y solo al final el subsidiario. La misma sentencia lo resume así:
«Este es el significado que merece la responsabilidad subsidiaria. Una responsabilidad que entra en juego, únicamente, cuando se produce la insolvencia del deudor principal y de quienes aparezcan como deudores solidarios».
Y extrae la consecuencia:
«Este requisito, que exige la normativa de aplicación, determina la necesidad de que la declaración de la responsabilidad subsidiaria vaya precedida de una declaración de fallido del deudor principal, siempre, y de los responsables solidarios, si los hubiere».
Siempre el deudor principal. Los solidarios, si los hubiere.
Primera vía: el fallido que no está en el expediente
La declaración de fallido se dicta en el procedimiento de apremio seguido contra la sociedad. Al futuro responsable no se le notifica: cuando se dicta, puede que Hacienda ni siquiera sepa todavía a quién va a derivar. Eso lleva a muchas oficinas a tratarla como un asunto interno, del que basta dejar una mención en el acuerdo, o a no incorporar documentación exhaustive del procedim3eitno de declaración de fallido y las pesquisas realizadas para llegar hasta tal resolución.
El Tribunal Supremo en la Sentencia de 22 de diciembre de 2022 (Sección 2ª, rec. 1268/2021) afirma:
«la declaración de fallido es un presupuesto insoslayable para la declaración de responsabilidad del responsable subsidiario. No se notifica, sin embargo, al responsable subsidiario, siquiera sea porque en el momento de la declaración de fallido no tiene por qué saberse si existe o no tal responsable y, por tanto, tampoco quien será. Ahora bien, que tal notificación no se produzca no significa que la misma no deba formar parte del expediente, al contrario, la administración debe poner a disposición del responsable subsidiario los documentos en los que se reflejan los datos y circunstancias que condujeron a la Administración a tal declaración».
Traducido a un lenguahje entendible: No basta con que el acuerdo diga que la sociedad fue declarada fallida tal día. El responsable tiene derecho a ver la declaración y, sobre todo, lo que hay detrás de ella: qué se buscó, dónde, con qué resultado.
La Sentencia de 5 de noviembre de 2025 (Sección 2ª, rec. 5704/2023) recoge la consecuencia de que falte y la extiende a los solidarios:
«Si la declaración de fallido es un presupuesto para la declaración de responsabilidad subsidiaria, y se ha dicho que su falta de inclusión en el expediente determina la nulidad de acuerdo de declaración de responsabilidad, la nulidad se extiende a los casos en los que no existe la declaración de fallido de los responsables solidarios».
La primera comprobación es, pues, casi de inventario. Pedir el expediente completo y buscar la declaración de fallido y sus antecedentes. Si no están, hay motivo.
Segunda vía: un fallido sin investigación real
Que la declaración exista no significa que esté bien hecha. Según el artículo 61.1 del Reglamento General de Recaudación, tal como lo reproduce la Sentencia de 22 de diciembre de 2022 (Sección 2ª, rec. 1268/2021), «se consideran fallidos aquellos obligados al pago respecto de los cuales se ignore la existencia de bienes o derechos embargables o realizables para el cobro del débito».
Ignorar no es lo mismo que no haber mirado. La misma sentencia fija qué es lo que importa:
«Lo relevante, desde el punto de vista de la declaración de responsabilidad subsidiaria, es que el acto de declaración de tal responsabilidad vaya precedido de aquella declaración de fallido del deudor principal, sobre presupuestos válidos, es decir, sobre la existencia de una insolvencia constatada por medios suficientes, y que se determine adecuadamente el alcance o importe de dicha declaración, en conformidad con el importe de la deuda que esta afectada por la insolvencia».
Y lo concreta unas líneas más abajo:
«en esa fase de declaración de fallido, lo relevante será que por la Administración se hayan realizado las actuaciones de averiguación y comprobación de los bienes y derechos del deudor principal o, en su caso del solidario, y constatar que el deudor es fallido porque existe una insolvencia total o parcial, lo que impone que exista una actividad real de investigación que, sin embargo, no requiere el agotamiento de los trámites de procedimiento de apremio».
Una actividad real de investigación. Ese es el listón, y es el que hay que medir contra el expediente: qué embargos se intentaron, qué se consultó, qué bienes de la sociedad —un inmueble, un crédito frente a un cliente, una devolución pendiente, unos vehículos— quedaron sin mirar.
Lo que no funciona, dicho con la misma claridad
La última frase de la cita tiene dos caras, y la segunda no puede ignorarse. Circula la idea de que Hacienda debe agotar el procedimiento de apremio contra la sociedad antes de ir contra el subsidiario. El Tribunal Supremo la ha rechazado de forma expresa. La doctrina que fija la Sentencia de 22 de diciembre de 2022 (Sección 2ª, rec. 1268/2021) es que
«la constatación suficiente de la situación de insolvencia del deudor no requiere que se agoten todos los trámites del período ejecutivo con respecto de todas y cada una de las deudas, sino que puede obtenerse como resultado de las actuaciones ejecutivas y/o de comprobación e investigación realizadas con respecto de alguna de las deudas».
Lo que se exige es investigación real, no que se recorra hasta el último trámite. En aquel asunto, además, la declaración de fallido se había dictado estando todavía pendiente de contestación un requerimiento de bienes dirigido a la sociedad, y el Tribunal no lo consideró un obstáculo.
Tampoco prospera la queja genérica. La Audiencia Nacional ha desestimado impugnaciones del fallido por una razón que se repite. En la Sentencia de 1 de febrero de 2010 (Sección 7ª, rec. 343/2008), porque «el recurrente no consta que recurriese la declaración de fallido, ni indicó los bienes que presuntamente existían y que la Administración Tributaria no habría trabado».
En la de 15 de julio de 2021 (Sección 7ª, rec. 1394/2019), porque, «siendo el recurrente quien cuestiona la declaración de falencia del deudor principal, resulta que, requerido al efecto, no aportó relación de bienes o derechos alguna».
La lección es incómoda pero útil. Decir que «no se investigó lo suficiente» no sirve de nada. Sirve señalar el bien, con su documento. Quien fue administrador suele saber mejor que nadie qué tenía la sociedad; esa información, que a menudo se calla por miedo, es precisamente la que da contenido al motivo.
Tercera vía: los solidarios que nadie quiso mirar
Volvamos a la línea del principio: «no se ha puesto de manifiesto la existencia de responsables solidarios». Durante años esa frase ha funcionado como una cláusula de estilo. Merece exponer la evolución jurisprudencial respect a esta cuestión:
Primea linea, la carga de señalar. En la Sentencia de 7 de marzo de 2016 (Sección 2ª, rec. 1300/2014) el Tribunal Supremo confirmó que la Administración no está obligada a rastrear por su cuenta la existencia de solidarios, e hizo suyas las palabras de la Sala de instancia: para oponer ese motivo, «el interesado tendrá que aportar el nombre del posible responsable solidario y datos suficientes para justificar al menos una apariencia de responsabilidad». Y añadió las propias:
«No basta afirmar que los hechos determinan una situación de responsabilidad solidaria, sin indicar con precisión qué hechos son esos, por qué comportan tal responsabilidad solidaria y a quién le resultaría imputable».
Pero la sentencia dejaba una puerta entreabierta. Una vez que la Administración ha fijado la realidad de los hechos, dice, «no está obligada a seguir indagando, salvo que se alegue y acredite, al menos indiciariamente, la existencia de otros responsables».
Segunda linea, la libertad de Hacienda. La Sentencia de 22 de abril de 2024 (rec. 9119/2022), cuya doctrina reproduce la de 5 de noviembre de 2025, pareció cerrar esa puerta. Declaró que
«la declaración de responsabilidad subsidiaria no exige agotar previamente todas las posibilidades de declaración de responsabilidad solidaria, de tal forma que si la Administración, analizada la realidad que determina el nacimiento de la obligación tributaria y los indicios que pudieran existir sobre la existencia de posibles responsables solidarios, llega a la conclusión de que no procede declarar ninguna responsabilidad solidaria, puede, sin necesidad de exteriorizar el fundamento de su decisión, declarar sin más trámites la responsabilidad subsidiaria que aprecie».
Sin necesidad de explicarlo. Con esa doctrina, la línea de trámite del acuerdo parecía blindada.
Tercera línea jurisprudencial, estado actual. Año y medio después llega al Supremo un asunto muy parecido al del escenario con que abría este artículo: un administrador nombrado con diecinueve años, una sociedad que en realidad dirigía una familiar con poderes generales, y un expediente en el que el afectado lo había dicho desde el primer requerimiento. El Tribunal Superior de Justicia había anulado la derivación; la Abogacía del Estado recurrió pidiendo que se aplicara, sin más, la doctrina de 2024.
La Sentencia de 5 de noviembre de 2025 (Sección 2ª, rec. 5704/2023) desestima el recurso. Y explica por qué aquella doctrina no es una carta blanca:
«La existencia de responsables solidarios puede ser conocida por la Administración a través de los datos de los que dispone, pero también puede ser conocida a través de los datos que le pueda ofrecer quien se vea, o se pueda ver, sometido a un procedimiento de responsabilidad subsidiaria. Sea cual fuere la fuente de conocimiento de la existencia de posibles responsables solidarios la Administración no puede mantenerse pasiva cuando se ofrecen datos que representan indicios claros de la existencia de un posible responsable solidario, en cuyo caso, la Administración debe indagar e iniciar una actividad tendente a comprobar su realidad».
El razonamiento se apoya en la naturaleza sancionadora que el propio Tribunal atribuye a la responsabilidad de los administradores del artículo 43.1.a) de la Ley. De la doctrina de 2024, dice, «no cabe hacer una interpretación extensiva y universal hasta el punto de sacrificar unos derechos y unas garantías que deben de ser reforzados». Y remata:
«En este contexto, no cabe atribuir a la Administración margen de discrecionalidad alguna, debiendo verificar la existencia de los deudores solidarios identificados, y en su caso, declararlos fallidos. Lo contrario significaría dejar a su entero arbitrio elegir a quién derivar la responsabilidad, y dejar a su entero arbitrio el desarrollo de una actividad que se revela necesaria como paso previo al inicio del procedimiento de declaración de responsabilidad subsidiaria».
La doctrina que queda fijada es esta:
«Se matiza la doctrina jurisprudencial de esta Sala, en el sentido de que, cuando la persona física o jurídica a quien la Administración tributaria pretende iniciar, o le haya iniciado, un expediente de declaración de responsabilidad subsidiaria, presenta datos que identifiquen a una persona, física o jurídica, como posible responsable solidaria, indicando la relación o vínculo de esa persona con el deudor principal, y estos datos se pueden considerar indicios claros que permitan fundar razonablemente la existencia de esos posibles responsables solidarios, la Administración tributaria está obligada a indagar y comprobar la realidad de tales indicios de forma previa a la declaración de responsabilidad subsidiaria; y cuando considere que no concurren, debe exteriorizar el fundamento de su decisión».
Conviene leerla despacio, porque dice tanto lo que da como lo que pide.
Lo que da: si se aportan indicios claros, Hacienda ya no puede despacharlos con una frase hecha. Tiene que comprobar. Y si descarta al solidario, tiene que decir por qué. Un acuerdo que, ante esos indicios, se limite a repetir que «no constan responsables solidarios» nace con un vicio serio.
Lo que pide: la iniciativa es del afectado. Tiene que identificar a una persona concreta, explicar su vínculo con la sociedad y aportar datos que pasen de la mera manifestación. En el caso resuelto había escrituras de poder, la titularidad de las participaciones, testigos y una vida laboral ajena a la empresa. Y tiene que hacerlo a tiempo: la sentencia subraya que el afectado lo advirtió antes incluso de que se iniciara el procedimiento y lo reiteró en el trámite de alegaciones.
Una precisión para no vender más de lo que hay. La doctrina se construye sobre el supuesto de los administradores y sobre su carácter sancionador. Que valga con la misma fuerza para los demás supuestos de responsabilidad subsidiaria es algo que la sentencia no resuelve. Y unos meses antes, en la Sentencia de 20 de mayo de 2025 (Sección 2ª, rec. 3452/2023), el Tribunal tenía planteada la pregunta en términos generales —si el artículo 176 deja a Hacienda libertad para elegir a quién deriva— y no llegó a contestarla, porque anuló la derivación por otra razón: «La conclusión alcanzada respecto de la primera cuestión de interés casacional hace innecesario el examen del resto de cuestiones planteadas en el auto de admisión».
Cuarta vía: por cuánto se deriva
El fallido puede serlo por insolvencia total o parcial. La sociedad puede conservar algo —un crédito embargado, un bien de escaso valor— y ser, aun así, fallida por el resto.
Aquí también hay un argumento que no prospera y otro que sí. No prospera sostener que la declaración de fallido es nula por no decir si la insolvencia es total o parcial. Sí prospera exigir que el acuerdo de derivación ajuste la cifra. Las dos cosas están en la doctrina de la Sentencia de 22 de diciembre de 2022 (Sección 2ª, rec. 1268/2021):
«La declaración de fallido del deudor principal no requiere, para su validez, de la expresión cuantitativa del carácter parcial de la insolvencia, sin perjuicio de que el acuerdo de declaración de la responsabilidad subsidiaria, sí deberá incorporar la identificación precisa del alcance de la deuda objeto de derivación, y especificar en su caso el alcance parcial de la misma».
En la práctica: si a la sociedad se le embargó algo, o tiene algo realizable, la deuda que se deriva debe descontarlo. El subsidiario responde de lo que no se ha podido cobrar, no de la deuda entera por defecto.
Quinta vía: el reloj
Queda el ángulo que más me interesa, porque es puro procedimiento: el tiempo.
La declaración de fallido no es solo un requisito. Es también el momento a partir del cual Hacienda puede ir contra el subsidiario. Y lo que puede ejercitarse, prescribe. El Tribunal Supremo lo ha construido en tres pasos.
Uno. El fallido pone el reloj en marcha, y lo que venga después contra la sociedad no lo detiene. En la Sentencia de 7 de febrero de 2022 (Sección 2ª, rec. 8207/2019) declara que «la declaración de fallido del deudor principal comporta el dies a quo del plazo de prescripción para exigir el pago al responsable subsidiario, por ser a partir de ese momento cuando puede derivarse contra él la responsabilidad tributaria». Y añade:
«Efectuada la declaración de fallido del obligado tributario, las actuaciones recaudatorias posteriores contra ese obligado fallido, llevadas a cabo por la misma Administración pública que procedió a dicha declaración o por otra diferente, resultan innecesarias en tanto no se haya acreditado la revisión de la declaración de fallido y la rehabilitación de los créditos incobrables. En consecuencia, tales actuaciones recaudatorias posteriores contra ese obligado fallido (en el caso, unas providencias de apremio) carecen de virtualidad para interrumpir el plazo de prescripción para exigir el pago al responsable subsidiario».
Es una práctica conocida: declarada fallida la sociedad, el expediente duerme, y de cuando en cuando alguien notifica una providencia o una diligencia de embargo a una sociedad que ya no tiene nada. Esas actuaciones, dice el Supremo, son superfluas. No interrumpen prescripción. En aquel asunto, respecto de una de las dos deudas derivadas, habían pasado más de cuatro años entre la declaración de fallido y el inicio del expediente de derivación, y el Tribunal la declaró prescrita.
La sentencia tiene también su cara menos amable, y hay que contarla: el fallido declarado por una Administración sirve a otra distinta para derivar, sin necesidad de declararlo de nuevo.
Dos. El reloj puede haber empezado incluso antes. La Sentencia de 8 de junio de 2022 (Sección 2ª, rec. 3586/2020) adapta esa doctrina al caso corriente, el de una sola Administración, y sitúa el inicio del plazo:
«En el momento en que se practique la última actuación recaudatoria con relación al deudor principal o con los responsables solidarios si los hubiera -en todo caso, antes de la declaración de fallido del deudor principal-».
Allí la sociedad había sido declarada fallida en 2009, se le notificó una diligencia de embargo en 2010 y el expediente contra el administrador no se inició hasta 2014. Prescrito.
Tres. Hacienda no puede elegir cuándo empieza a correr. Quedaba una rendija: si el plazo depende de la declaración de fallido, bastaría con no dictarla. La Sentencia de 30 de abril de 2026 (Sección 2ª, rec. 122/2024) la cierra. Parte de que «la Administración no puede retrasar injustificadamente la declaración de fallido con el único efecto de posponer artificialmente el inicio del plazo de prescripción», y concluye:
«El cómputo de la prescripción para derivar la responsabilidad subsidiaria se inicia en el momento en que pudo declararse fallido al deudor principal, aunque la administración demore dicha declaración a un momento posterior».
La razón la da la propia sentencia: ese «posible «adelanto» del cómputo del plazo de prescripción evita dejar en manos de la Administración la determinación del momento en que se debe comenzar a computar dicho plazo».
El caso era el de una sociedad en concurso. El informe provisional del administrador concursal, del que se dio traslado a la Agencia Tributaria en 2014, ya reflejaba la insolvencia. La declaración de fallido no se dictó hasta 2018 y el expediente de derivación se inició en 2019. El Tribunal sitúa el arranque del plazo en el informe concursal, declara prescrito el derecho y anula el acuerdo.
El procedimiento avanza con una lógica fría. Pero el reloj, por una vez, también corre para la Administración.
Qué mirar cuando llega el acuerdo de inicio
Cinco comprobaciones, por si el próximo acuerdo lleva tu nombre.
1. Accede al expediente entero y busca el fallido. No la mención: el documento y lo que lo sostiene. Si no está, dilo.
2. Mide la investigación. Qué actuaciones de averiguación y embargo constan contra la sociedad. Si conoces bienes o derechos que no se tocaron, identifícalos con papeles. La queja genérica no sirve.
3. Si hay alguien que debería responder antes que tú, señálalo desde el primer escrito. Nombre, vínculo con la sociedad y documentos. No en el recurso: en las alegaciones, y antes si te requieren. Es lo que obliga a Hacienda a comprobar y a motivar.
4. Revisa la cifra. Lo embargado o realizable de la sociedad debe estar descontado, y el acuerdo debe precisar el alcance de lo que deriva.
5. Haz la cronología. Fecha de la última actuación de cobro contra la sociedad, fecha del fallido, fecha en que la insolvencia ya era evidente —un concurso, un informe, unos embargos negativos— y fecha en que te notificaron el inicio. Si entre lo primero y lo último hay más de cuatro años, hay que estudiar la prescripción con lupa.
La responsabilidad subsidiaria es, por definición, la última de la fila. Que Hacienda llame a tu puerta no prueba que haya llamado antes a las que debía. A veces el error que hace caer el expediente no está en lo que hiciste como administrador, sino en lo que la Administración dejó de hacer antes de dirigirse a ti.
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